Une date de tournée ne se résume pas au cachet et à la location de la salle : l'équipe dort, mange et se déplace, et ces trois postes pèsent lourd sur le budget de production. Renseignez le nombre de personnes en déplacement, les nuits d'hôtel, la répartition dans les chambres, le per diem, la distance et le nombre de véhicules : l'estimateur affiche le coût logistique de la date, poste par poste, et son équivalent par personne, pour préparer un devis ou arbitrer une date.
L'estimateur additionne les trois postes qui suivent l'équipe sur chaque date : l'hébergement, la restauration et le transport. Pour l'hébergement, il divise le nombre de personnes par l'occupation des chambres et arrondit à l'unité supérieure, car une personne seule occupe une chambre entière ; en répartition mixte, il loge la moitié de l'équipe (arrondie au-dessus) en single et le reste en twin. Ce nombre de chambres est multiplié par les nuits et le prix moyen. Pour la restauration, il compte un jour de plus que de nuits : la journée du spectacle, puis chaque matinée ou journée de route qui suit. Le transport est le produit de la distance, du nombre de véhicules et d'un coût kilométrique qui lisse carburant, péages et usure. Le total est enfin ramené par personne, un chiffre utile pour comparer une date à une autre ou pour discuter un cachet.
Le résultat ne comprend ni les cachets et salaires, ni les charges sociales, ni la location de matériel, ni les frais de la salle, ni les assurances. Les défraiements versés en espèces peuvent obéir à des règles et plafonds particuliers selon la convention applicable : le per diem saisi ici est un simple montant par personne et par jour, à vérifier. Le coût kilométrique proposé est un ordre de grandeur pour un van chargé : un camion de matériel ou une voiture de production n'ont pas le même coût, et une location facturée à la journée se convertit en divisant son prix par le kilométrage prévu. Enfin, l'outil chiffre une seule date : sur une tournée, additionnez les dates une à une plutôt que de multiplier une date type, car les nuits, les distances et les repas fournis varient d'une salle à l'autre.
Utilisez ce budget pour comparer une date en single et en twin, un aller-retour et une nuit sur place, ou pour argumenter un défraiement. Le devis final se construit sur vos réservations réelles, centralisées dans la feuille de route.
RegieFlow centralise les réservations et les points de rendez-vous de chaque date, pour que le budget estimé devienne une feuille de route.
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