Une journée de spectacle se construit à l'envers : l'heure du spectacle est fixée, tout le reste en découle. Renseignez cette heure, le temps entre l'ouverture des portes et le début, la pause repas, la durée des balances, du montage, du déchargement, du spectacle et du démontage : le calculateur remonte le déroulé et affiche l'heure à laquelle l'équipe technique doit être sur place, l'heure des balances, celle des portes, la fin du chargement et l'amplitude totale de la journée.
Le calculateur part de l'heure du spectacle, la seule donnée qui ne bouge pas, et retranche successivement chaque étape qui la précède : le temps entre l'ouverture des portes et le début, la pause repas et la marge, les balances, le montage technique, puis le déchargement et l'accueil. Le résultat de cette soustraction en chaîne est l'heure d'arrivée de l'équipe technique, autrement dit l'heure à inscrire sur la feuille de route. Vers l'aval, il ajoute la durée du spectacle et celle du démontage pour obtenir la fin du chargement. L'amplitude de la journée est l'écart entre ces deux bornes : c'est elle qui dit si une seule équipe peut tenir la date ou s'il faut renforcer, scinder ou décaler.
Le rétroplanning suppose que les étapes s'enchaînent sans se chevaucher, ce qui est prudent : dans la réalité, la lumière se règle souvent pendant que le son termine, ce qui peut raccourcir le montage. Il ne tient pas compte des horaires propres à la salle, comme une heure d'ouverture du lieu ou un couvre-feu de bruit, ni des règles de temps de travail et de pause applicables à vos salariés et intermittents, qui restent à vérifier. Les seuils de lecture, dix et treize heures d'amplitude, sont des repères de terrain et non des limites réglementaires. Le nombre de personnes n'entre pas non plus dans le calcul : un montage à quatre techniciens ne dure pas le même temps qu'à deux, ajustez la durée saisie en conséquence.
Un déroulé sans marge se décale en chaîne au premier imprévu. Gardez la pause repas et une marge avant les portes comme des blocs intouchables, et diffusez le rétroplanning dans la feuille de route pour que chacun connaisse son heure.
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