Ce modèle s'adresse aux régisseurs, aux compagnies et aux structures de production qui rédigent une feuille de route par date et souhaitent un cadre stable d'une salle à l'autre. Il reprend les champs à renseigner et les paragraphes types d'une feuille de route, dans l'esprit de notre article sur la préparation du déroulé d'une journée. Il s'imprime, se remplit à la main ou se recopie dans l'outil de l'équipe.
Cette feuille de route réunit, pour une date donnée, les informations nécessaires à chaque membre de l'équipe : lieu, accès, contacts, déroulé horaire, loges, catering, hébergement et transports. Elle constitue le document de référence de la journée pour les artistes, les techniciens et la production. Elle ne remplace ni le contrat de cession, ni la fiche technique, ni les documents administratifs de la tournée, qui restent les références sur leurs sujets respectifs.
Le déroulé indique, dans l'ordre, l'arrivée de l'équipe technique, le montage, les réglages, les balances, l'arrivée des artistes, l'ouverture des portes, le début du spectacle, l'entracte éventuel, la fin du spectacle et le démontage. Chaque horaire est celui confirmé avec le lieu. Les temps de repas de l'équipe sont inscrits dans le déroulé au même titre que les autres étapes. Une marge est prévue sur les étapes les plus sensibles, en particulier l'arrivée du camion et les balances.
L'équipe se présente à l'entrée indiquée sur la feuille et non à l'entrée du public. L'accès de déchargement, les places de stationnement et les contraintes du bâtiment sont décrits tels que confirmés par le lieu. En cas de doute sur place, le régisseur de tournée est le premier contact de l'équipe ; le régisseur du lieu et le référent production sont joignables aux numéros portés sur la feuille.
Les loges sont attribuées nominativement et leurs modalités d'accès sont précisées : clés, badges ou code, et personne à solliciter en cas de problème. Le catering et les repas sont organisés pour le nombre de personnes annoncé au lieu, en tenant compte des régimes et allergies signalés par l'équipe. Les horaires de repas sont ceux du déroulé, et le lieu du repas d'après spectacle est indiqué sur la feuille.
Chaque déplacement de la journée est décrit avec son point de rendez-vous, son heure, son véhicule et son conducteur. L'hôtel est indiqué avec son adresse, son téléphone et la répartition des chambres. Le départ du lendemain, la destination suivante et le temps de route estimé figurent en fin de feuille, afin que chacun connaisse l'heure de rendez-vous avant de quitter la salle.
La feuille de route est diffusée à l'ensemble des personnes concernées par la date : artistes, techniciens, production, conducteurs et, si nécessaire, le lieu d'accueil. Elle contient des coordonnées personnelles et des informations d'hébergement ; elle n'est pas transmise à des tiers et n'est pas publiée. Les règles applicables à la conservation des données personnelles sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Une seule personne, désignée sur la feuille, tient le document à jour. Toute modification donne lieu à une nouvelle version, numérotée, datée et rediffusée à toute l'équipe. En cas de contradiction entre deux documents, la version la plus récente indiquée par le responsable de la feuille fait foi. Les versions antérieures sont conservées avec les notes du jour pour préparer un retour dans le même lieu.
RegieFlow prépare les feuilles de route et coordonne artistes et techniciens pour la régie de spectacle et les tournées.
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