RegieFlow ou le tableur : que choisir pour préparer ses feuilles de route ?

Beaucoup de régisseurs préparent leurs feuilles de route dans un tableur : un onglet par date, une colonne par horaire, et le fichier circule par email la veille du spectacle. RegieFlow est un outil dédié à la feuille de route, qui centralise déroulé, loges, transports et contacts, puis diffuse la version à jour à l'équipe. Ce comparatif met les deux approches face à face, selon le nombre de dates, la taille de l'équipe et la fréquence des changements.

Ce qu'un tableur fait très bien pour une feuille de route

Le tableur a un mérite évident : tout le monde l'a déjà, et un régisseur qui a construit son modèle au fil des saisons y travaille vite. Les colonnes suivent ses habitudes, les formules calculent les heures de départ à partir de l'heure de balances, et le fichier s'ouvre sans connexion dans le camion ou dans une loge sans réseau.

aucun abonnement, un modèle réutilisé d'une date à l'autre ;
une mise en page entièrement personnalisable, avec le logo de la compagnie si on y tient ;
des formules simples pour dériver les horaires d'arrivée à partir du déroulé ;
un export PDF facile pour imprimer la version affichée en régie.

Pour une compagnie qui joue une dizaine de dates par saison, avec une équipe de quatre ou cinq personnes et peu de changements de dernière minute, un tableur soigné reste une réponse tout à fait honnête. La feuille de route est avant tout un document clair, et le support compte moins que la rigueur de celui qui le remplit.

Là où le tableur commence à coûter du temps

Les difficultés apparaissent avec le volume et le mouvement. Dès qu'une tournée enchaîne plusieurs dates par semaine, chaque onglet est copié du précédent, et une cellule oubliée (l'adresse de l'hôtel de la ville d'avant, l'heure de balances de la veille) se retrouve sur la mauvaise feuille. Personne ne le remarque avant que le camion se présente à la mauvaise porte.

Le second problème est la diffusion. Un tableur envoyé par email existe en autant de versions que de destinataires. Quand l'horaire de balances recule d'une heure, le régisseur renvoie le fichier, puis un message pour signaler le changement, puis répond à ceux qui ont ouvert l'ancienne version. Les mises à jour de dernière minute sont précisément le moment où le tableur montre ses limites.

une version différente chez chaque membre de l'équipe après chaque modification ;
des copier-coller d'onglet qui transportent des erreurs d'une date à l'autre ;
une lecture difficile sur téléphone, là où l'équipe consulte réellement la feuille ;
aucune trace de qui a vu la dernière version.

Ce qu'apporte un outil dédié comme RegieFlow

RegieFlow structure la feuille de route autour de la date : lieu, salle, contacts, déroulé horaire, loges, catering, transports et hébergement. Chaque date se crée à partir d'un cadre commun, ce qui évite les copier-coller hasardeux, et chaque membre de l'équipe consulte la même version, mise à jour en direct, depuis son téléphone.

une seule feuille de route par date, partagée plutôt qu'envoyée ;
des mises à jour visibles immédiatement par toute l'équipe ;
des rôles pour que le technicien lumière et l'artiste voient ce qui les concerne ;
un historique des dates de la tournée, consultable après coup.

En contrepartie, l'outil demande une connexion pour les mises à jour, un abonnement mensuel, et un temps d'adaptation pour un régisseur habitué à son fichier. Le calculateur de rétroplanning de journée aide d'ailleurs à construire le déroulé quel que soit le support retenu ensuite.

Le tableur reste utile en amont

Beaucoup de régisseurs gardent un tableur pour le budget de tournée ou le plan de charge, et réservent l'outil dédié à la feuille de route diffusée à l'équipe. Les deux ne s'excluent pas.

Comment trancher selon votre situation

La question à se poser n'est pas « lequel est le meilleur » mais « combien de fois la feuille change entre sa rédaction et le lever de rideau, et combien de personnes doivent le savoir ». Une équipe réduite et stable, sur peu de dates, gagne peu à changer d'outil. Une tournée avec des techniciens locaux différents à chaque date, des transports multiples et des horaires qui bougent gagne beaucoup à une feuille partagée.

Le passage du document envoyé à la feuille partagée se fait souvent à l'occasion d'une tournée plus longue que d'habitude, quand le régisseur constate qu'il passe ses soirées à renvoyer des fichiers plutôt qu'à préparer la date suivante.

Le comparatif en un tableau

Critère	RegieFlow	Tableur
Coût	Abonnement mensuel, sans engagement	Gratuit si l'outil est déjà installé
Création d'une date	Cadre commun à remplir, sans copier-coller d'onglet	Duplication d'un onglet, avec risque d'oubli
Diffusion à l'équipe	Lien partagé, une seule version	Fichier envoyé, une version par destinataire
Changement d'horaire	Visible immédiatement par tous	Renvoi du fichier et message d'alerte
Lecture sur téléphone	Prévue pour l'écran du téléphone	Souvent pénible, cellules trop petites
Hors connexion	Dernière version consultée disponible, pas de mise à jour	Fonctionne entièrement hors ligne
Personnalisation	Structure imposée, champs adaptables	Totale, au prix d'une mise en page à entretenir
Prise en main	Quelques dates pour s'y habituer	Immédiate si le modèle existe déjà

Notre verdict

Le tableur convient à une compagnie qui joue peu de dates, avec une équipe stable qui se connaît et un régisseur rigoureux sur ses copier-coller. RegieFlow prend son sens quand les dates s'enchaînent, que l'équipe change d'une ville à l'autre et que les horaires bougent après l'envoi de la feuille. Dans ce cas, la version unique partagée évite le fil de messages du soir. Un régisseur peut très bien commencer par le tableur, puis basculer le jour où la diffusion devient plus lourde que la rédaction.

Questions fréquentes

Peut-on importer ses anciens tableurs dans RegieFlow ?

Les informations d'une date (lieu, horaires, contacts) se ressaisissent dans le cadre de l'outil. Le travail de préparation reste le même, seul le support change. Beaucoup de régisseurs gardent leurs anciens fichiers comme archive et démarrent la nouvelle tournée directement dans la feuille partagée.

Que se passe-t-il sans réseau dans la salle ?

La dernière version consultée reste lisible sur le téléphone, mais les mises à jour n'arrivent qu'au retour du réseau. Pour une salle sans couverture, il reste prudent d'imprimer la feuille du jour au départ de l'hôtel, comme on le ferait avec un tableur.

Le tableur est-il vraiment risqué pour une petite compagnie ?

Pas si l'équipe est réduite et que les dates sont espacées. Le risque vient du volume : plus les onglets se dupliquent et plus les versions circulent, plus une erreur de copier-coller ou une version périmée devient probable un soir de première.

Peut-on garder un tableur pour le budget et utiliser RegieFlow pour la feuille ?

Oui, c'est même une organisation courante. Le budget de tournée, le plan de charge ou le suivi des cachets restent dans un tableur, tandis que la feuille de route diffusée à l'équipe vit dans l'outil partagé, où elle est mise à jour en direct.

Pour aller plus loin

Outil gratuit Calculateur de rétroplanning de journée
Article La feuille de route : le document clé d'une date
Article Les mises à jour de dernière minute
Article Du document papier à la feuille de route partagée

Les autres comparatifs

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